Les dirigeants cherchent constamment à optimiser la productivité et lefficacité. Mais il existe un phénomène souvent méconnu qui peut entraver ces objectifs : la loi de Parkinson. Cette loi, formulée pour la première fois en 1955 par l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson, énonce une vérité surprenante : le travail s’étend pour occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Mais quelle est l’incidence réelle de cette loi sur votre entreprise ? Est-elle, sans que vous le sachiez, victime de cette dynamique contre-productive ? 

Que vous soyez à la tête d’une start-up dynamique ou d’une entreprise établie, comprendre et gérer la loi de Parkinson peut être la clé pour débloquer un niveau de productivité et d’efficacité inédit. 

Prêt à diagnostiquer et à traiter la loi de Parkinson dans votre entreprise ?  

Comprendre la loi de Parkinson

Origines et Définition 

La loi de Parkinson, un concept fondamental dans le domaine de la gestion du temps et de l’efficacité organisationnelle, trouve son origine dans un article satirique rédigé par Cyril Northcote Parkinson en 1955. Publié pour la première fois dans la revue « The Economist », ce principe a rapidement capté l’attention du monde des affaires par sa pertinence et son applicabilité universelle. 

Parkinson, un historien britannique renommé, a observé que les tâches tendent naturellement à s’étendre jusqu’à occuper tout le temps qui leur est alloué. Sa formulation initiale, souvent citée, est simple mais puissante : « Le travail s’expand pour remplir le temps disponible pour son achèvement. » Cette observation a été le fruit d’une étude minutieuse des tendances bureaucratiques et organisationnelles, notamment dans les administrations publiques. La loi de Parkinson dépasse le cadre de l’humour pour devenir un principe essentiel en gestion du temps. Pour les chefs d’entreprise, cette loi souligne l’importance de définir des échéances réalistes et d’encourager une productivité ciblée.  

Pourquoi le travail s'étend pour occuper le temps disponible ? 

La loi de Parkinson stipule que le travail à l’image des gaz se dilate pour remplir le temps alloué à sa réalisation. Un aspect intrigant de la loi de Parkinson réside dans la tendance naturelle du travail à s’étendre afin de remplir le temps alloué à son achèvement. Cette expansion du travail n’est pas seulement due à la procrastination, mais aussi à une série de facteurs psychologiques et organisationnels

Tout d’abord, il y a la perception humaine du temps et de la charge de travail. Lorsqu’un délai est perçu comme généreux, il en résulte souvent un démarrage lent et un effort progressif. Les employés peuvent se sentir moins pressés, ce qui entraîne une approche plus détendue et moins concentrée. Cette perception peut mener à une gestion du temps moins efficace, où les tâches mineures sont étirées pour combler l’espace disponible, souvent aux dépens des activités plus importantes. 

Ensuite, dans un contexte organisationnel, la loi de Parkinson suggère que l’absence de délais stricts et de priorités claires peut conduire à une allocation inadéquate des ressources. Les employés peuvent se perdre dans les détails, perfectionner excessivement certains aspects du travail ou s’engager dans des activités peu productives. Cette tendance est renforcée dans les environnements où les processus bureaucratiques sont lourds, où la multiplication des réunions et des approbations peut dilater inutilement le temps consacré à des tâches spécifiques. 

Enfin, la loi reflète une dimension psychologique profonde : le besoin de se sentir occupé. Dans de nombreuses cultures d’entreprise, être constamment occupé est souvent perçu comme un signe de dévouement et d’importance. Cela peut encourager les employés à étendre leur travail pour remplir le temps disponible, créant ainsi une illusion de productivité et d’engagement

Pour les chefs d’entreprise, comprendre ces dynamiques est essentiel. Reconnaître pourquoi et comment le travail s’étend au-delà du nécessaire permet de mettre en place des stratégies visant à maximiser l’efficacité, telles que des échéanciers plus réalistes, une clarification des priorités et une réduction des processus bureaucratiques excessifs. 

loi de parkinson

Exemples concrets : Application de la loi de Parkinson  

Si vous donnez une semaine à quelqu’un pour faire une tâche qui pourrait être terminée en une journée, cette personne prendra probablement une semaine pour la faire.  

Cette loi s’applique aux organisations car elle peut entraîner une inefficacité et un gaspillage de temps et de ressources. Les effets de la loi de Parkinson sur les organisations sont multiples :  

  • Augmentation des coûts 

Si les délais ne sont pas clairement définis et surveillés, les employés peuvent prendre plus de temps que nécessaire pour accomplir leurs tâches, ce qui entraîne un gaspillage de temps et d’argent.  

  • Baisse de la productivité. 

Si les échéances ne sont pas fixées de manière adéquate, les employés peuvent être moins motivés pour terminer leurs tâches rapidement. Ils peuvent prendre leur temps et se concentrer sur des tâches moins importantes, ce qui réduit la productivité globale de l’organisation.  

  • Affecter la prise de décision au sein de l’organisation 

Si les échéances sont trop larges, les décisions peuvent être prises de manière lente et inefficace. Les opportunités peuvent être manquées et les problèmes peuvent s’aggraver si les décisions ne sont pas prises rapidement.  

Il est donc important pour les dirigeants de comprendre la loi de Parkinson et ses effets sur les organisations. 

Surmonter la loi de Parkinson 

1. Planification Stratégique du Travail 

Pour surmonter les effets de la loi de Parkinson, commencez par définir des délais pour vos tâches. Au lieu de considérer le temps disponible, concentrez-vous sur le temps réellement nécessaire pour accomplir chaque activité, et établissez des échéances adaptées à ces besoins. 

En tant que dirigeant, il est essentiel de définir des délais clairs et raisonnables pour les tâches, de surveiller la productivité et de favoriser une prise de décision rapide et efficace.  Cela permet de juguler les effets négatifs de la loi de Parkinson et de maximiser l’efficacité et la réussite de l’organisation

Vous pouvez également adopter une planification stratégique pour vos projets : 

  • Définir des objectifs SMART 
  • Élaborer une liste de tâches claire avec une chronologie  
  • Les ressources nécessaires 
  • Réalisez des bilans réguliers pour suivre vos progrès. 

Pensez également à établir un plan à grande échelle pour des objectifs à court et long terme, favorisant ainsi une productivité accrue au sein de votre organisation

Intégrez des outils de gestion des tâches dans votre routine quotidienne pour organiser votre travail, fixer des échéances personnelles et prioriser efficacement. Ces outils sont essentiels pour garder une trace des projets en cours et pour s’assurer que rien n’est laissé de côté. 

2. Testez le Timeboxing 

La méthode du Timeboxing est une technique de gestion du temps qui consiste à allouer un temps défini et limité à chaque tâche. Cette méthode aide à travailler de manière plus ciblée et organisée, et est particulièrement efficace pour gérer des réunions ou aider votre équipe à rester sur la bonne voie.  

  • Déterminer la durée de chaque tâche  
  • Soyer strict sur les limites de temps  
  • Évaluer et ajuster 
  • Répéter le processus  

En adoptant le Timeboxing, les dirigeants peuvent gagner en efficacité, en évitant la procrastination et en optimisant l’utilisation de leur temps. 

3. Mise en Pratique de la Méthode Pomodoro 

Passons maintenant à une autre technique efficace : la méthode Pomodoro. Développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, cette méthode tire son nom de la forme de tomate (pomodoro en italien) du minuteur de cuisine utilisé par Cirillo lors de ses études. 

Cette technique, similaire au Timeboxing, consiste à travailler intensément pendant des sessions de 25 minutes, suivies de pauses de 5 minutes. Elle aide à maintenir un niveau élevé de concentration tout en évitant l’épuisement. Après quatre cycles de travail, prenez une pause plus longue. C’est une technique efficace pour gérer le temps et augmenter la productivité sans surmenage. Voici comment l’appliquer : 

  • Définir vos tâches 
  • Régler le minuteur : Réglez un minuteur pour 25 minutes, période connue sous le nom de « Pomodoro ». 
  • Travailler intensément : Concentrez-vous exclusivement sur la tâche pendant ces 25 minutes. 
  • Faites une pause courte : À la fin du Pomodoro, prenez une pause de 5 minutes. 
  • Répétez le cycle :  Après quatre Pomodoros, prenez une pause plus longue, généralement de 15 à 30 minutes. 

La méthode Pomodoro est particulièrement adaptée pour gérer des tâches qui requièrent une attention soutenue et continue. 

Résumé

La loi de Parkinson met en lumière comment le travail peut s’étendre inutilement, affectant la productivité et les coûts. Les dirigeants doivent adopter des stratégies efficaces de gestion du temps, telles que le Timeboxing et la méthode Pomodoro, pour contrer ce phénomène. Ces techniques, alliées à des objectifs SMART et un suivi régulier, permettent d’optimiser le travail et d’améliorer l’efficacité. Reconnaître et surmonter la loi de Parkinson est crucial pour le succès et l’efficacité de toute entreprise.