Nous l’avons évoqué dans les précédents articles, le fonctionnement et l’efficacité d’une réunion CODIR repose sur 4 conditions clés : 

  1. Un objectif collectif clair et partagé qui transcende les objectifs individuels, 
  2. Une équipe composée d’individus qui se connaissent et se respectent, tant individuellement que collectivement, 
  3. Des modes de fonctionnement adaptés au profil du collectif et à la culture de l’organisation, 
  4. Des comportements et des attitudes vectrices de solidarité et d’exemplarité. 

Nous nous concentrerons dans cet article sur le troisième point, à savoir l’importance d’adapter les modes de fonctionnement du CODIR au profil du collectif et à la culture de l’organisation.  

Pour ce faire, le CODIR doit clarifier ses modes de fonctionnement, ce qui est essentiel pour piloter l’entreprise et concilier les agendas à court, moyen et long terme.  

Les quatre thèmes à évaluer et approfondir sont l’instruction des dossiers et la préparation des décisions, l’arbitrage et les prises de décision, l’organisation de l’exécution et le reporting. 

Instruction des dossiers et préparation des décisions 

Lors d’une réunion CODIR, les membres du CODIR doivent non seulement avoir une connaissance approfondie des dossiers sur lesquels ils doivent se prononcer, mais aussi être capables d’analyser et de synthétiser les informations pertinentes, d’assurer que toutes les préoccupations des autres membres de l’équipe sont prises en compte, d’anticiper les problèmes et les défis potentiels liés à chaque dossier, et de proposer des solutions. Il est également crucial que les dossiers soient présentés de manière claire et concise. 

  • Dans quelle mesure les membres de l’équipe ont-ils une connaissance des dossiers sur lesquels ils doivent se prononcer ? 
  • Dans quelle mesure les membres de l’équipe sont-ils en mesure d’assurer que toutes les préoccupations des autres membres de l’équipe sur chaque dossier ?

Comment les attitudes quotidiennes d’un membre du CODIR traduisent-elles les objectifs de l’entreprise ?

Réunion codir : arbitrage et prises de décision

Pour assurer l’efficacité de la prise de décision, le CODIR doit prendre en compte toutes les perspectives et opinions, être transparent dans ses décisions et expliquer les raisons de ses choix, évaluer les risques et les avantages à court et long terme, assurer une communication claire et efficace des décisions prises à l’ensemble de l’entreprise, et être capable de prendre des décisions rapidement et efficacement lorsque cela est nécessaire. 

  • Dans quelle mesure le comité de direction prend-il en compte toutes les perspectives et opinions avant de prendre une décision ? 
  • Dans quelle mesure le comité de direction est-il transparent dans ses décisions et explique-t-il les raisons de ses choix ? 
  • Dans quelle mesure le comité de direction est-il capable de prendre des décisions rapidement et efficacement lorsque cela est nécessaire ? 

Organisation de l’exécution 

Le CODIR doit définir clairement les objectifs et les priorités pour l’exécution des décisions, désigner les responsables et s’assurer que les ressources nécessaires sont allouées pour soutenir l’exécution des décisions, suivre régulièrement l’avancement de l’exécution des décisions et des actions, ajuster les actions en cours en fonction des résultats et des événements qui surviennent, et anticiper et gérer les risques et les obstacles qui peuvent entraver l’exécution des décisions et des actions. 

  • Dans quelle mesure le comité de direction désigne-t-il les responsables et s’assure-t-il que les ressources nécessaires sont allouées pour soutenir l’exécution des décisions ? 
  • Dans quelle mesure le comité de direction est-il capable d’ajuster les actions en cours en fonction des résultats et des événements qui surviennent ?

Retrouvez 3 exemples d’ordre du jour d’une réunion CODIR !

reunion codir

Feedback et Reporting au sein du CODIR

Enfin, le CODIR doit communiquer de manière claire et transparente sur les décisions et les actions entreprises, prendre en compte les feedbacks et les retours d’informations de ses parties prenantes. Ces moments cruciaux servent à rendre compte des actions et de leurs résultats, tout en restant ouvert à la critique et à l’évaluation de ces mêmes résultats. Il est important d’assurer une communication régulière et transparente durant ces réunions sur l’avancement de l’exécution des décisions et des actions. De plus, l’évaluation régulière des résultats de ces exécutions par rapport aux objectifs fixés est un sujet majeur abordé lors de chaque réunion CODIR : 

  • Dans quelle mesure le comité de direction prend-il en compte les feedbacks et les retours d’informations de ses parties prenantes lorsqu’il rend compte de ses actions et de leurs résultats ? 
  • Dans quelle mesure le comité de direction évalue-t-il régulièrement les résultats de l’exécution des décisions et des actions par rapport aux objectifs fixés ? 

Résumé

En synthèse, l’efficacité du CODIR dépend de sa capacité à adapter ses modes de fonctionnement au profil du collectif et à la culture de l’organisation.

Cela implique de prendre en compte toutes les perspectives et opinions, d’assurer une communication claire et efficace, d’organiser l’exécution des décisions et des actions de manière efficace, et de communiquer régulièrement sur l’avancement et les résultats des actions entreprises. En adoptant ces bonnes pratiques, lors d’une réunion CODIR, ses membres seront mieux équipé pour gérer efficacement l’entreprise et concilier les agendas à court, moyen et long terme.